GMH advies over sponsoring congres in het buitenland (14.04)

Nefemed had namens haar leden gevraagd of het mogelijk was om een bepaald congres te sponsoren, dat werd georganiseerd door en voor een wetenschappelike vereniging. Het advies is te uitvoerig om in deze Ezine kort te behandelen, en we raden dan ook iedereen aan om het zelf te lezen, maar de highlights zijn:

-          De GMH is kritisch op de toetsing van het programma, de locatie en de kosten.

-          Wat het programma betreft bleek dat de deelnemers in totaal ongeveer de helft van de tijd dat zij op Curaçao verbleven naar eigen believen kunnen besteden en, aldus de GMH, “dus ook aan – naar mag worden aangenomen – activiteiten van sociale en recreatieve aard. Het enkele feit dat deze activiteiten niet als zodanig in het programma worden genoemd, neemt niet weg dat het programma aanzienlijke “witte vlekken” bevat, die zeker gezien de uitstraling van de uitnodiging, aan sociale en recreatieve activiteiten zullen worden besteed.” Dit is niet toegestaan op grond van art. 8 lid 2 sub a. Daarbij maakt het overigens niet uit of de kosten voor die activiteiten al dan niet door de deelnemers zelf worden gedragen.

-          Ook de locatie van de bijeenkomst voldeed zowel wat faciliteiten als wat geografische ligging niet aan de eisen.

-          de bedrijven die het verzoek tot sponsoring hadden ontvangen, hadden onvoldoende informatie om daar positief op te reageren. De organisatie/sponsoraanvrager moet bijv. het volledige programma en een heldere begroting overleggen. Volgens de GMH is dat belangrijk want daaruit moet “onomstotelijk (kunnen) worden afgeleid dat uit de sponsorgelden uitsluitend kosten worden betaald, die op grond van de GMH voor rekening van de leverancier mogen komen.” Dus bijv. dat er geen kosten van meereizende partners of andere dan de toelaatbare kosten voor reis en verblijf worden betaald met de sponsorgelden.

-          De overgelegde begroting is te summier om vast te stellen of een mogelijke financiële bijdrage aan de GMH zou voldoen. Leveranciers zullen over meer informatie moeten kunnen beschikken. Organisatoren hoeven deze uiteraard niet te geven, maar als ze dat niet doen, zal de consequentie moeten zijn dat leveranciers, bij gebreke van de juiste informatie, niet op hun verzoek zullen kunnen ingaan. Dat betekent niet dat het congres geen doorgang kan vinden, maar dat leveranciers die gebonden zijn aan de GMH daaraan geen financiële bijdrage mogen leveren.

-          De GMH eist niet dat achteraf wordt gecontroleerd dat de sponsorgelden ook conform de aanvraag zijn besteed. Maar er kan wel reden zijn om dat te bedingen of te doen als er “aanleiding bestaat om te betwijfelen of de sponsorbedragen daadwerkelijk uitsluitend zijn besteed aan kosten voor activiteiten en personen die op grond van de GMH toelaatbaar zijn.” De voorzitter raadt aan om in de verplichte schriftelijke overeenkomst daar aandacht aan te besteden.

-          De voorzitter maakt ook nog een keer duidelijk dat het niet uitmaakt of er een derde partij als ‘tussenpersoon’ fungeert; wat men niet rechtstreeks mag geven, aanbieden of accepteren, mag ook niet indirect.

Klik hier voor het advies.